אוטומציה – או בשמה האחר, ייעול תהליכים באמצעות טכנולוגיה – מאפשרת לעסקים לחסוך זמן, להפחית עלויות, לשפר את איכות השירות ולהגדיל את הפרודוקטיביות. כל עסק בכל גודל יכול ליהנות מהיתרונות שהיא מציעה בתחומים שונים, כמו למשל בשיווק, בשירות לקוחות ובניהול מלאי. בואו נדבר על אוטומציה עסקית, על חשיבותה בעולם העסקים המודרני ועל הכלים והטכנולוגיות המובילות בתחום.
מה זה אוטומציה עסקית ולמה היא חשובה לעסק שלכם?
אוטומציה עסקית היא תהליך שבו משימות, תהליכים ופעולות חוזרות מבוצעים באופן אוטומטי, ללא צורך בהתערבות ידנית של העובדים. המטרה העיקרית של אוטומציות עסקיות היא לשפר את היעילות של המנהלים ושל העובדים, לחסוך זמן ומשאבים ולאפשר לכולם להתמקד במשימות יצירתיות יותר.
אוטומציה עסקית היא כלי שאין לו תחליף בעסקים מכל הגדלים ומכל התחומים. עסקים המשלבים אוטומציה בתהליכי העבודה נהנים מיתרונות רבים, כמו למשל שיפור שירות הלקוחות, הגדלת הרווחיות וצמצום טעויות האנוש, וכל אלה יכולים להוביל למטרה אחת שכולנו שואפים אליה: האצת הצמיחה של העסק. לעומת זאת, עסקים שבוחרים לא להשתמש באוטומציה עלולים למצוא את עצמם הרחק מאחור, מתקשים לעמוד בקצב השינויים בשוק (וסביר להניח שזו לא השאיפה של אף עסק).
מהם היתרונות של אוטומציה עסקית?
מתלבטים לגבי שילוב של אוטומציה בעסק? הינה כמה מהיתרונות הבולטים שכדאי לכם להכיר:
- חיסכון בזמן: אוטומציה מאפשרת לבצע משימות שגרתיות במהירות וביעילות, וכך לפנות זמן יקר של העובדים למשימות מורכבות יותר.
- הגברת הפרודוקטיביות: כאשר פעולות מתבצעות באופן אוטומטי, העובדים יכולים להתמקד במשימות חשובות יותר, מה שהופך את העסק ליעיל יותר.
- צמצום טעויות: בואו נודה באמת, אנשים עושים טעויות שמכונות לא יעשו. אוטומציה מפחיתה את הסיכון לטעויות אנוש הנובעות מעייפות, מחוסר תשומת לב או מחוסר עקביות בביצוע המשימות.
- שיפור חוויית הלקוח: אוטומציה מאפשרת מענה מהיר יותר לפניות של לקוחות, שיפור של זמני התגובה ואספקת שירות איכותי יותר.
תחומים מרכזיים שבהם ניתן ליישם אוטומציה בעסק
קיימים לא מעט תחומים שבהם עסקים יכולים ליישם אוטומציה במטרה לשפר את התהליכים. בואו נדבר על חמישה תחומים עיקריים:
אוטומציה בשיווק ובמכירות
אוטומציה של תהליכי שיווק ומכירה יכולה לעזור לעסקים להגיע ליותר לקוחות פוטנציאליים, לשמר מערכות יחסים עם לקוחות קיימים ולשפר את שיעורי ההמרה של הלידים. הינה כמה דוגמאות מובילות:
- אוטומציה של קמפיינים במייל במטרה להגביר את הנאמנות של הלקוחות
- שימוש בכלי אוטומציה לניהול של לידים (חמים וקרים) ומעקב אחר התהליך שהם עוברים עד לביצוע הרכישה הראשונה
- אוטומציה של פרסום ממומן ברשתות החברתיות ובמנועי החיפוש
- שימוש בכלים לחיזוי מכירות ולשיפור דפי המוצרים
אוטומציה בשירות לקוחות
אוטומציות יכולות להרים את הרמה של שירות הלקוחות שלכם. הן יעזרו לכם לתת מענה מהיר יותר לפניות, לשפר את חוויית הלקוח ולהפחית את העומס על נציגי השירות. לדוגמה:
- מערכת לניתוב אוטומטי של שיחות ופניות לנציג המתאים ביותר לאותה שיחה
- צ'אט בוטים יכולים לספק ללקוחות תמיכה ראשונית ולענות על שאלות נפוצות, וכך להוריד מהעומס שיש על העובדים
- מערכת לאוטומציה של משלוח סקרי שביעות רצון וניתוח המשוב מהלקוחות יעזרו לכם להשתפר בלי סוף
- כלים לחיזוי בעיות עתידיות יעזרו לכם להיות צעד אחד לפני המתחרים שלכם
אוטומציה של מטלות
אוטומציה של מטלות פנימיות החוזרות על עצמן – כמו ניהול מסמכים, עיבוד נתונים או קשר רציף בין מחלקות – יכולה לחסוך זמן יקר ולצמצם טעויות. בואו נסתכל על כמה דוגמאות:
- מערכות לניהול ולסנכרון אוטומטי של משימות ופרויקטים
- כלים להפצה ולהחתמה אוטומטית של חוזים והסכמים
- אוטומציה של תהליכי אישור ושל הזמנת ציוד ורכש
- התאמה בין מערכות שונות כדי שיהיה אפשר להעביר נתונים באופן חלק יותר
אוטומציה של ניהול פרויקטים
ניהול פרויקטים דורש עבודה קשה, וכשעושים אותו באופן יעיל זה יכול לתרום לא מעט להצלחה של הארגון. אוטומציה בתחום זה יכולה לעזור לתכנן באופן מדויק את לוחות הזמנים ואת חלוקת המשאבים, וכן לבצע מעקב אחר ההתקדמות ולשפר את עצמה בהתאם. למשל:
- מערכות לניהול פרויקטים המאפשרות הקצאה אוטומטית של משימות ומשאבים
- כלים לתזמון אוטומטי של פגישות ועדכון יומני שותפים
- רובוטים לעדכון אוטומטי של בעלי עניין ולקוחות לגבי סטטוס הפרויקט
- דוחות ובקרות אוטומטיים לזיהוי מוקדם של חריגות מהתוכניות המקוריות
אוטומציה פיננסית
הנהלת חשבונות, חיוב לקוחות, עיבוד תשלומים ודיווחים פיננסיים הם רק קצה המזלג של התהליכים הפיננסיים שכל עסק צריך לנהל, והם כולם דורשים דיוק. אוטומציה של תהליכים אלה יכולה להפחית טעויות, לחסוך זמן ולייעל את הבקרה על התקציב – וכל זה בסדר מופתי:
- מערכות לסריקה והתאמה אוטומטית של חשבוניות וקבלות
- אוטומציה של חיובי מנויים והוראות קבע
- דוחות פיננסיים אוטומטיים והתראות על חריגות מהתקציב
- התאמה בין תוכנות הנהלת חשבונות למערכות ניהול לקוחות וספקים
לסיכום
אוטומציה עסקית היא טכנולוגיה מתקדמת היכולה לשנות את אופן פעולתו של הארגון מקצה לקצה ולהניע אותו קדימה. היא מאפשרת לכם לשלם פחות ולקבל יותר – לבצע יותר משימות בפחות זמן, להגיע ליותר לקוחות עם פחות מאמץ ולנהל יותר תהליכים עם פחות טעויות. אוטומציה יכולה לעזור לכם להתמודד עם אתגרים שונים שכל בעלי עסקים צריכים להתמודד איתם, והיא סוללת את הדרך לחדשנות בארגון.
